Nytt år, ny plastpose til kvitteringer og bilag? At frilansere og selvstendig næringsdrivende kommer til regnskapsfører etter nyttår med en pose med kvitteringer er en klisjé. Det betyr ikke at den er helt usann. Dessverre betyr det heller ikke at det er en smart måte å styre økonomien på. Vi har bedt to eksperter som jobber med nettopp frilansøkonomi om å gi noen grunnleggende tips for å ta bedre kontroll på økonomien i 2017.

Begynn nå i januar

Vi konsentrerer oss her om hva du må gjøre nå for at økonomijobben skal bli enklere og smartere i 2017, slik at for eksempel skatteoppgjøret neste år går lettere.

– Akkurat nå er det viktig å ta tak i selvangivelsen for 2016. Men også å begynne økonomiåret 2017, sier Vegard Nerhus. Han er daglig leder i View Frilans AS, et firma som fører regnskap for mange frilansere. Sammen med teamleder og autorisert regnskapsfører Merethe Smestad gir han sine beste tips for et bedre forhold til økonomien i 2017. Regnskapsførerne her holder også mange kurs, blant annet for frilansere i MFO.

Mange muligheter

Ikke overraskende anbefaler Nerhus at alle som driver frilansvirksomhet bruker en regnskapsfører. Det trenger ikke å koste skjorta. Det finnes regnskapsføreravtaler som i hovedsak foregår ved at du bruker et nettbasert regnskapsprogram (Som Fiken eller Tripletex), men har hjelp av en profesjonell til å gjøre de oppgavene du er utrygg på, for eksempel levere selvangivelse og næringsoppgave.

Du kan selvsagt også kun bruke et regnskapsprogram på egenhånd. Vær da obs på at det fordrer at du har grunnleggende regnskapskompetanse.

– Vi ser ofte at de som kommer til oss undervurderer hvor komplekst det er å føre et regnskap, sier Nerhus.

Uansett hvilken strategi du velger, er det noen ting som er grunnleggende smart og nødvendig. Her er de beste og mest grunnleggende tipsene:

1. Opprett egen bankkonto for firmaet.

– Bare med dette enkle grepet får du bedre orden og oversikt, både over inntekter og utgifter som angår firmaet, sier Merethe Smestad. Hun sier at det særlig er mange som driver enkeltpersonsforetak som bruker samme konto til firma og privatøkonomi. Og dermed gjør økonomien sin unødvendig komplisert.

– På en privat konto er det veldig mange transaksjoner. Tenk på hvordan du bruker kort, for eksempel. Du kjøper en kaffe her og handler mat til deg og familien, og kjøper konsertbilletter og gaver og alt mulig. Det kan være mange hundre transaksjoner i året på en privat konto, mens kanskje bare ti av dem angår firmaet. Hvis du skiller de to, får du bedre oversikt og dermed veldig mye enklere økonomistyring, sier Smestad.

2. Ta vare på kvitteringer og bilag.

Plastpose med kvitteringer er bedre enn ingenting. Perm er bedre. Men det beste er at du kan gjøre det enda enklere: Ta bilde av kvitteringen med mobilen, og spar på bildet. Det holder som dokumentasjon, og du kan kaste papirkvitteringen. Hvis du bruker ett av de nettbaserte regnskapsprogrammene, kan du sende bildet direkte til programmet fra mobilen, og så trenger du ikke tenke mer på papirkvitteringen.

3. Sett av penger til forskuddsskatten fra første krone du får inn på frilansvirksomheten.

I mars, mai, september og november hvert år skal du betale forskuddsskatt, dersom du har enkeltpersonsoretak. «Forskudd» her betyr at du betaler inn skatt for 2017 tidlig i 2018, før du leverer selvangivelsen. I februar 2018 skal du betale forskuddsskatt for 2017. Og her kommer det vanskelige: Forskuddsskatten du betaler i februar 2018 er regnet ut på grunnlag av hva firmaet tjente inn i 2016. Hvis du hadde et veldig godt år i 2016, og tjener mye mindre i 2017, er forskuddsskatten fortsatt basert på 2016. Derfor er det ekstremt viktig å sikre at du har penger til forskuddsskatten når fakturaen kommer. For mange vil det være enklest og smartest å opprette egen skattekonto. Det er også med tanke på neste tips:

4. Prioriter offentlige frister og utgifter

Å overse fristen for innlevering av selvangivelse eller forskuddsskatt kan bli dyrt – det offentlige er raske til å utstede bøter eller andre straffetiltak.

– Myndighetene har ikke forståelse for at det kan være vanskelig å drive firma. De forventer at du setter deg skikkelig inn i alt, og at du følger opp de forpliktelsene du har. Det offentlige er de som oftest sender firma til skifteretten, sier Vegard Nerhus.

Han understreker at dersom du har enkeltpersonsforetak, er det noen frister i året du er helt nødt til å holde: Det er innbetalingsfristene for forskuddsskatt (normalt 15. mars, 15. mai, 15 september og 15. november) og fristen for å levere selvangivelsen og næringsoppgaven, som er 31. mai. Er du mva-pliktig, må også fristene for innbetaling av mva overholdes.

Hvis du har et AS, og hvis du attpåtil har ansatte, er det noen flere frister å holde rede på. Disse finner du her.

5. Følg opp økonomien jevnt gjennom hele året.

Du er nødt til å sette av litt tid til å ha orden i økonomien. Men hvis du gjør litt hver måned (eller annenhver måned), er det enklere og tar mindre tid enn hvis du venter til slutt med alt. Av den enkle grunn at ting du gjør oftere, lærer du bedre. Og at du kanskje husker bedre ting du ikke har notert. Og så får du bedre oversikt.

– De fleste vil være interessert i å vite hvordan de ligger an økonomisk. Det er enklest å få til med noenlunde jevnlig oppdatering, sier Smestad.